TEORIA DE ACCESS

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de registros que están organizados para un uso determinado.
  Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB.

Una base de datos  es una recopilación o colección de datos de información relativa a un asunto o propósito particular, relacionados con un tema o propósito determinado, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc.

Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.

Microsoft Access, permite ordenar y estructurar la información de manera que su actualización y gestión sea sencilla y eficaz.

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas. Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.

Permite compartir información.

CONCEPTOS BASICOS

Dato: Cualquier pieza de información puede ser llamada dato.  Los datos y los hechos son representados por medio de valores cómo números, cadenas de caracteres, o símbolos que sustenten algún significado.

Archivo: Colección de registros almacenados siguiendo una estructura homogénea.

Información: Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados según la necesidad del usuario.

Contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser  clientes o pedidos. Contiene filas, denominadas registros, y columnas, denominadas campos.

Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, etc. En una tabla los campos corresponden a las columnas.

Registro: Un conjunto de datos acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado, datos de un producto. Cada registro contiene todos los campos de la tabla diseñada. Los registros en una tabla corresponden a las filas.

Clave principal: La clave principal es un identificador, como un número de pieza o el  código de producto, son valores  únicos para cada registro. Se utiliza para distinguir un registro de otro, las tablas contienen un campo de clave principal, además  debe ser una información que no cambie con frecuencia.

OBJETOS  O ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Tabla: En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas(registro) y en columnas(campos). Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos relacional.

   

Contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Cada tabla contiene filas, denominadas registros, y columnas, denominadas campos.

Consultas: es el objeto de Access que proporciona una visión personal de los datos de las tablas ya creadas.

 Es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una base de datos.

Formularios: es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.

Informes: Es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.

Macros: Es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente.

Páginas.

    Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Módulos.

    Un módulo es el objeto de Access2003 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.

la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Diseñar una base de datos:

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

a)     Determine el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea almacenar.

b)     Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas.

c)     Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla.

Los diferentes tipos de datos de Access2003 son:

 Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

 Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

 Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

 Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

 Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

 Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

 Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

 Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

 Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

 Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Propiedades de los campos.

 Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro.

Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos.

A continuación les explicaremos las propiedades de los diferentes tipos de datos.

  Tamaño del campo.

   Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

 Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisión decimal de 28.

Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

 Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

 Formato del campo.

  Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

 Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser Pts.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

 Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general:si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2003.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2003.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2003 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

 Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

 Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados.

Máscara de entrada.

    Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access2003 dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón  que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

 Título.

  Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

  Lugares decimales.

  Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.

 Valor predeterminado.

 Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Regla de validación.

   Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2003, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2003.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Texto de validación.

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Requerido.

  Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

 Permitir longitud cero.

  Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

  Indexado.

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando de asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados.

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados